Smart Procurement »I nteligentní nakupování pro každou firmu
Nakupování pro firmu a obstarávání materiálu jsou náročné činnosti, které vyžadují nezanedbatelné zdroje – časové i personální. Navíc je ve firmě nutná rozsáhlá logistika a skladování, aby nedošlo k přerušení dodavatelského řetězce (Supply Chain) směrem k zákazníkovi.
Jako elegantní řešení této výzvy se nabízí E-Procurement, tedy elektronické nakupování, nebo ještě lépe Smart Procurement, tedy inteligentní nakupování.
To, co v první chvíli zní skutečně komplikovaně, je často jednodušší, než by se zdálo, navíc s významným potenciálem k úsporám. V zásadě totiž E-Procurement optimalizuje a urychluje všechny činnosti spojené s obstaráváním materiálu.
Pojem „E-Procurement“ má ovšem speciálně na středně velké a malé firmy v prvním okamžiku spíše odstrašující účinek. Zejména v situacích, kdy jsou potřebné činnosti při nakupování už léta prováděny analogově, na papíře nebo v Excelu. Nicméně, pokud chtějí být co nejlépe připravené na budoucnost, měly i menší firmy a podniky bezpodmínečně zavést digitalizaci nakupování, resp. Smart Procurement.
Nakupování materiálů, resp. podnikový nákup probíhá v podnicích velmi často podle přesně stanovených postupů. Body, které tento postup zahrnuje, sahají od zjišťování potřeb, objednávání až po vyúčtování. V našem Rádci k procesu nakupování jsme si to už podrobně rozebrali.
V malých firmách za celý proces objednávání často odpovídá jen jedna osoba. Ve větších firmách se na zpracování objednávek často podílí více zaměstnanců z různých oddělení. Z tohoto důvodu je objednávání často pomalé a náchylné k chybám.
Smart Procurement soustřeďuje kompletní proces objednávání do jednoho, digitálního formátu. Díky integraci a síťovému propojení všech zúčastněných osob je pak stav každé jednotlivé objednávky okamžitě viditelný, resp. snadno sledovatelný.
Časově náročné rutinní úlohy mohou probíhat automatizovaně, čímž se výrazně snižuje počet lidských chyb. Data vygenerovaná při procesu objednávání lze za účelem rozpoznávání vzorců a trendů snadno analyzovat, takže mohou posloužit jako pomůcka při rozhodování.
Přechod na digitální proces objednávání přináší řadu výhod v nejrůznějších oblastech:
Náklady
Díky cílené optimalizaci dochází k drastickému snížení nákladů na objednávání a vedení skladu.
Vytížení zdrojů
Automatizace procesů a minimalizace procesních časů vedou k maximalizaci efektivity.
Transparentnost
Data týkající se dodavatelů, objednávaných množství, cen, podmínek a dodacích lhůt jsou kdykoliv k dispozici.
Plánování rozpočtu
Díky objednávání podle potřeby se snižují náklady na skladování, takže lze lépe plánovat rozpočet firmy.
Zajištění kvality
Zajištění potřebné kvality produktů a služeb při zachování nejvyšší možné kvality.
Minimalizace rizik
Sebraná data z objednávek slouží jako základ pro rozpoznávání rizik v rámci dodavatelského řetězce, kterým tak lze zamezit.
Smart Procurement může být díky umělé inteligenci ještě inteligentnější
Již v základním rozsahu je Smart Procurement neuvěřitelně výkonný a poskytuje speciálně pro operativní nákup obrovský potenciál k úsporám.
Nicméně, udržet si přehled o neustále se proměňujícím trhu je velmi náročné. Množství dat, která je potřeba sledovat, navíc exponenciálně narůstá, takže je čím dál obtížnější je správně vyhodnotit.
Aby Smart Procurement fungoval skutečně chytře, resp. inteligentně, dává smysl jeho propojení s umělou inteligencí. Výše uvedených cílů tak lze dosáhnout mnohem snáze. Podpora AI navíc poskytuje ještě další výhody.
Automatické spouštění procesu objednávání při podkročení minimálních množství skladem je standardní funkcí, která je využívána již dlouhou dobu. Technicky je to možné bez větší námahy. Umělá inteligence (AI, Artificial Intelligence) ovšem díky svým sofistikovaným algoritmům nabízí ještě mnohem více možností. Některé z nich bychom vám zde rádi představili:
Automatizace
Rozsáhlé algoritmy AI umožňují automatizaci i složitých a rozsáhlých úloh v procesu objednávání, což vede k výrazné úspoře času a nákladů.
Datová analýza
S pomocí AI je možná analýza velkých objemů dat v reálném čase. Lze tak snadno rozpoznat vzorce nebo anomálie a včas přijmout potřebná opatření.
Předpovědi a modely
Díky aktuálním a historickým datům dokáže AI při nakupování odvozovat aktuální trendy a tendence. Díky tomu je možné se vyhnout obtížím při obstarávání potřebných materiálů.
Funkce vyhledávání
Funkce vyhledávání podporované AI umožňují okamžité nalezení produktů a služeb. Časově náročné procesy nakupování tak jsou rychlejší a účinnější.
Optimalizace cen
Analýza a porovnávání údajů o cenách umožňuje získat komplexní přehled o tom, zda jsou momentálně nabízené ceny přijatelné, nebo zda je potřeba o nich vyjednávat.
Přehlednost
Díky digitalizaci v nakupování vznikají velké objemy dat, které lze snadno zpřehlednit. Díky AI je možné prezentovat informace strukturovaně a přehledně.
V souhrnu je možné konstatovat, že přechod na Smart Procurement přináší řadu jednoznačných výhod velkým i malým podnikům. Nicméně pouze v souhře s umělou inteligencí lze enormní potenciál, který Smart Procure nabízí, také využít v plném rozsahu.
Digitalizace procesů nakupování přináší vedle již zmíněných výhod a úspor také určitá rizika v oblasti kybernetické bezpečnosti. Globální propojení firem a dodavatelů poskytuje například kvůli nezabezpečeným rozhraním a nedostatečné autentizaci rozmanité možnosti pro útoky kyberzločinců. Protože se navíc ve smluvních ujednáních, v obchodních podmínkách, v cenách, počtech kusů a technických specifikacích uvádějí citlivé údaje, jsou tyto informace a smlouvy oblíbeným cílem pro útoky hackerů.
Mezi nejdůležitější opatření patří:
- Spolehlivé šifrování dat.
- Pravidelné bezpečnostní kontroly a penetrační testy.
- Školení zaměstnanců na téma obrany proti kybernetickým hrozbám.
- Používání bezpečnostních řešení, jako jsou firewally, antivirové skenery a systémy - Intrusion Detection.
- Bezpečná konfigurace systémů E-Procurement a aplikací E-Procurement.
- Pravidelné zálohování dat.
- Vývoj a implementace plánu reakce na incidenty (např. na bázi ISO 27001).
Digitalizace nebo také digitální transformace není jen něco, co probíhá v globálně působících koncernech a ve velkých firmách. Naopak, ani malé a střední firmy se nesmějí digitalizaci, resp. digitální transformaci vyhýbat. Smart Procurement, resp. inteligentní elektronické nakupování je v tomto smyslu důležitým krokem správným směrem. Vedle již zmíněných potenciálů poskytuje zapojení neustále se zlepšující umělé inteligence dosud netušené možnosti. Na významu přitom nabývá prediktivní analýza (Predictive Analytics). Na základě dostupných historických dat jsou za pomoci matematických modelů spolehlivě předvídány budoucí události. Ve výsledku by mohl nákup orientovaný podle potřeb probíhat absolutně autonomně. Důsledný další vývoj a chytré inovace budou nezbytné i do budoucna, aby si firmy zachovaly postavení na trhu a výkonnost interního podnikového řetězce tvorby hodnot.
Již zmíněné informace k tématu Smart Procurement jsou na jednu stranu velmi důležité, na druhou stranu ale mohou působit dosti teoreticky. Proto se pokusíme toto téma vysvětlit názorně a prakticky na příkladu Conrad Smart Procure.
Conrad Smart Procure (CSP) je řešení E-Procurement, které bylo společností Conrad Electronic vytvořeno speciálně pro malé a střední podniky. Hlavní důraz je kladen na digitalizaci a automatizaci procesů nakupování, které byly dosud zpracovávány analogově. V důsledku toho nejsou v podnicích, na úřadech nebo zařízeních k dispozici systémy ERP pro plánování zdrojů ani pro digitální nakupování.
Již existující firemní počítače, notebooky, tablety a smartphony ale mohou být pro Conrad Smart Procure bez problému využívány. Z tohoto důvodu nejsou nutné žádné drahé investice do hardwaru, softwaru nebo IT systémů, pokud mají být využívány výhody Conrad Smart Procure.
Chcete-li používat Conrad Smart Procure, nejprve nás kontaktujte. K tomu je k dispozici speciální formulář, v němž lze kromě osobních údajů zvolit také příslušné řešení E-Procurement. Vedle Conrad Smart Procure pro firmy bez vlastního softwaru pro nakupování nabízíme ještě další zajímavá řešení nakupování. Poté, co obdržíme vás požadavek, naši experti na E-Procurement vás budou kontaktovat. Při této schůzce projednáme nejdůležitější fakta, jako jsou vymezení sortimentu, adresy dodání a fakturační adresy. Také pověření a funkce různých uživatelů budou na této schůzce stanoveny.
Definování uživatele
V rámci technologie Conrad Smart Procure existují tři různé skupiny uživatelů:
Administrátor:
Administrátor může vytvářet různé uživatele, přidělovat rozpočty, definovat dodací adresy a má přehled o nastaveních.
Schvalovatel:
Schvalovatelé v případě potřeby schvalují objednávky uživatelů, které přesahují rozpočty jednotlivých uživatelů.
Uživatel:
Uživatelé mohou v rámci svého rozpočtu na vlastní odpovědnost provádět objednávky a inicializovat dodávky.
Navíc k jednotlivým uživatelům mohou být vytvářeny také libovolné skupiny uživatelů s individuálními oprávněními a jasně definovaným okruhem osob (např. nákup).
Na základě této osobní konzultace pak pro naše zákazníky z řad profesionálů zřídíme OCI-Shop, který je nezbytný pro využívání Smart Procure.
OCI je zkratka pro Open Catalog Interface a představuje standardizované rozhraní pro elektronickou výměnu dat katalogu.
Zřízení OCI-Shopu
OCI-Shop je přesně přizpůsobený potřebám a požadavkům příslušných firem uživatelů. Kromě toho se uživatelské rozhraní OCI-Shopu do značné míry opírá o internetový obchod společnosti Conrad, což umožňuje intuitivní používání.
V OCI-Shopu jsou nicméně integrované a pro uživatele viditelné pouze skupiny produktů, které jsou relevantní pro nákup a předem definované. Požadované produkty se pak vkládají do nákupního košíku jako obvykle. Při převzetí nákupního košíku pak jsou data vybraných produktů u OCI-Shopu převzata do systému Smart Procure.
Vlastní objednání zboží, resp. případně potřebné schválení pak probíhá podle podnikových předpisů v rámci systému Smart Procure.
Rzeczywiste zamawianie produktów lub wszelkie niezbędne zatwierdzenia są przeprowadzane zgodnie ze specyfikacjami operacyjnymi w systemie Smart Procure.
Screenshot přehledu objednávky
Jak už bylo uvedeno, nabízejí řešení Smart Procurement celou řadu výhod. Při používání systému Conrad Smart Procure mohou i malé a středně velké firmy, podniky a organizace profitovat ze spousty dalších benefitů. Nejdůležitější fakta jsme pro vás shrnuli takto:
Přístup a náklady:
- Napojení systému na bázi prohlížeče
- Žádné další náklady/poplatky
- Žádné licenční poplatky
- Přístup k sortimentu společnosti Conrad 24/7
- Ukazatel dostupnosti v reálném čase
Flexibilita a kontrola:
- Přizpůsobitelné účty a oprávnění
- Flexibilní adresy dodání
- Pevně stanovené skupiny uživatelů
- Omezení rozpočtu
- Transparentní přehled o objednávkách
Efektivita a automatizace:
- Automatizované zpracování faktur
- Řešení Single-Creditor
- Rozsáhlé statistiky a vyhodnocení
- Snížené náklady na nakupování
- Rychlá reakce v případě potřeby
Vyžádat přístup ke Conrad Smart Procure
Jedním kliknutím si můžete vyžádat přístup ke Conrad Smart Procure.
Testovací přístup ke Conrad Smart Procure
Zájemci, kteří si nejsou jistí, si mohou v případě potřeby vyžádat testovací přístup. Díky tomu získávají firmy možnost si pomocí testovacího katalogu všechny procesy objednávání vč. oprávnění interně vyzkoušet a vyškolit vlastní zaměstnance pro používání tohoto systému. V této fázi dokážou zúčastněné osoby velmi rychle ocenit přednosti a úsporu času, kterou řešení E-Procurement přináší. Pokud procesy objednávání a postupy při schvalování probíhají efektivně a hladce, lze testovací systém přepnout do ostrého provozu.