Management C-dílů » Efektivní procesy nakupování C-dílů
Zveřejněno: 1. 2. 2022 | Doba potřebná k přečtení: 7 minut
Nakupování zboží v podnicích a provozech je každodenní výzvou. Podle druhu a množství dílů, které je potřeba nakoupit, se vyjednávají smlouvy, v nichž může jít třeba i o miliony eur. Není tedy divu, že se oddělení nákupu zaměřují zejména na velké projekty.
Ovšem nesmějí při své práci zapomínat ani na zdánlivě laciné položky. K těmto takzvaným C-dílům se bohužel mnohé firmy chovají tak trochu macešsky. Přitom ale právě v této oblasti vězí veliký potenciál k úsporám, a to i přesto, že jsou ceny těchto dílů poměrně nízké. Rádi vám vysvětlíme, jaký strategický význam má management C-dílů a jak lze naplno využít s ním spojený potenciál k úsporám.
V podnicích a provozech jsou denně zapotřebí nejrůznější materiály a produkty. Ty musejí být k dispozici vždy ve správný okamžik, aby nedošlo k přerušení procesu tvorby hodnot a k ohrožení dodávek zákazníkovi. Přitom je ale velký rozdíl, jestli potřebujeme nakoupit stroje, určitou surovinu nebo různé drobné díly.
Různé skupiny zboží mají na základě své materiální hodnoty a svého významu pro chod provozu různou váhu. Pojem C-díly vyplývá z analýzy ABC. Analýza ABC se používá pro přesné rozčlenění. Všechny potřebné díly tak lze rozdělit do tří tříd, se kterými pak lze na vnitropodnikové úrovni dále pracovat.
Při analýze ABC se pro hodnocení posuzuje potřebné množství za určitou časovou jednotku a hodnota zboží, které je potřeba nakoupit. Přiřazení množství a hodnoty může vypadat následovně:
Klasifikace prostřednictvím analýzy ABC
| Klasifikace | Společné znaky třídy | Přiřazení množství a hodnoty |
|---|---|---|
| A-díly | Velmi nízký počet a vysoká hodnota jednotlivých položek. | 10–20 % množství zboží odpovídá asi 70–80 % hodnoty zboží. |
| B-díly | Nízký počet a středně vysoká hodnota jednotlivých položek. | 10–40 % množství zboží odpovídá asi 10–25 % hodnoty zboží. |
| C-díly | Vysoký počet a nízká hodnota jednotlivých položek | 50–70 % množství zboží odpovídá asi 5–10 % hodnoty zboží. |
V řadě firem představují C-díly například klasické kancelářské potřeby a takzvané produkty MRO. To jsou produkty, které jsou nezbytné pro údržbu (Maintainance), opravy (Repair) a provoz (Operations). Patří sem také hygienické prostředky, ochranné pracovní prostředky a spotřební materiály.
Protože se C-díly na rozdíl od zboží v kategorii A nebo B pohybují spíše na nižších cenových hladinách, mnohdy jim oddělení nákupu nevěnuje příliš velkou pozornost. To je ale z hlediska podnikové ekonomiky hrubá chyba.
Hodnota zboží
Procesní náklady
Při nakupování je totiž nutné vedle hodnoty zboží zohlednit i s nákupem spojené procesní náklady.
To jsou náklady, které vznikají při objednání C-dílu. Patří sem veškerá práce spojená s výběrem produktu, výběrem dodavatele, vytvořením objednávky, převzetím zboží, přiřazením zboží, distribucí zboží, kontrolou faktury, zaúčtováním a archivací.
U A-dílů a B-dílů činí procesní náklady v průměru asi 20 % nákupní ceny.
Protože jsou náklady na nakupování C-dílů výrazně vyšší, odpovídají procesní náklady často mnohonásobku vlastní hodnoty zboží.
Procesní náklady výrazně prodražují nakupování
Třeba jednoduché kombinované kleště, které dodavatel nabízí za 22,- €, nakonec firmu vyjdou i na více než 100,- €! Cena za takovou objednávku se tím zpětinásobila. A to ještě není všechno!
Když vezmeme v úvahu počty kusů, mají C-díly lví podíl na veškerém nakupovaném zboží. Proto takový běžný podnik každoročně vytvoří i několik tisíc jednotlivých objednávek.
Pokud předpokládáme podíl procesních nákladů na jednu objednávku ve výši 89,- €, která je v praxi celkem reálná, a 6 000 objednávek ročně, po vynásobení se velmi rychle dostaneme na 534 000,- €.
Nejhorší je, když nakupování C-dílů v podniku nepodléhá žádnému centrálnímu řízení. Pak si každé oddělení více méně na vlastní odpovědnost zajišťuje své C-díly samostatně. Protože se ale jednotlivá oddělení mezi sebou nedohodnou, stejné produkty se objednávají několikrát a od různých dodavatelů. Často se přitom ani nevyjednává o ceně a nevyužívají se ani množstevní slevy. Tyto a další negativní dopady „divokého“ nakupování jsme podrobně popsali v našem Rádci k nákupům typu Maverick.
Cílem profesionálního managementu C-dílů je optimalizovat nakupování potřebného zboží a tím snížit náklady na tyto provozní prostředky. Přitom ale nejde jen o to, jak dosáhnout lepších nákupních cen. Mnohem větší možnosti v tomto případě snížení vysokých procesních nákladů. Proto se management C-dílů nedotýká pouze oddělení nákupu. Na procesu nakupování se mnohem více musejí podílet všechna dotčená oddělení.
Navíc by se management C-dílů neměl dotýkat jen nakupování, ale také výroby. Management dílů se ostatně v průmyslu, resp. ve výrobních odvětvích realizuje výrazně snáze. Spotřeba určitých produktů, jako jsou šrouby, matice, podložky nebo kabelové příchytky má totiž přímou návaznost na výrobu.
K tomu se ve výrobě používají automaty na výdej zboží, přenosné kontejnery nebo systémy regálů a boxů Kanban. Odběr zboží, například z regálu Kanban, je elektronicky zaznamenán.
Společně s ukazateli aktuálního stavu skladových položek a plánovanou potřebou lze v systému ERP automaticky a včas generovat objednávky.
Cílem je neustálá dostupnost všech potřebných dílů bez toho, aby se tím zvyšovaly náklady na jejich skladování.
Obtížnější je to s managementem C-dílů v nákupu. Zde vstupuje do hry mnohem více faktorů a skutečnou potřebu lze plánovat jen do jisté míry. Z tohoto důvodu se teď na oblast nakupování podíváme trochu víc zblízka.
Management C-dílů v nákupu je v zásadě mnohem větší výzvou, protože představuje poměrně komplexní úlohu. Zejména tam, kde se až do daného okamžiku nakupovalo nekoordinovaně. V takových případech se v praxi osvědčilo postupovat při zavádění managementu C-dílů krok za krokem.
Pravidelná revize stávajících systémů managementu
I když podnik disponuje dobře fungujícím managementem C-dílů, má smysl se nad jednotlivými body občas znovu zamyslet. Na trzích, které se prudce vyvíjejí, je potřeba stále znovu prověřovat, jaké možnosti existují. Pouze tak lze potenciál pro optimalizaci využít v plném rozsahu.
Efektivní pracovní procesy a elektronicky podporované nakupování jsou tajným receptem pro úspěšné podnikání. Ale také nákup zdánlivě cenově výhodných drobných dílů je třeba provádět s rozmyslem. Zejména v této oblasti se totiž mohou procesní náklady vyšplhat do závratných výšin. Tyto náklady pak musejí být prostřednictvím ceny produktu přeneseny na zákazníka. Tím trpí konkurenceschopnost podniku.
Zavedení efektivního řešení pro nákup C-dílů tomu může definitivně zabránit, a navíc dokáže významně snížit procesní náklady. Optimalizace nakupování C-dílů ale není jediným spásným řešením nákupů. Mnohem důležitější je, aby se na nakupování aktivně podílela všechna dotčená oddělení. Jen tak dokáže pracovník v oddělení nákupu pochopit, proč servisní technici nutně potřebují třeba zkalibrovaný měřicí přístroj. Na druhou stranu pak pracovníci nákupu dokážou srozumitelně vysvětlit, proč vedení firmy při nakupování preferuje určité nástroje, měřicí přístroje nebo dodavatele.