Digitální pracoviště: Buďte efektivní a produktivní v kanceláři, na home office i na cestách
Aktualizováno: 27. 5. 2024 | Doba potřebná k přečtení: 6 minut
Moderní spolupráce z jakéhokoliv místa už se stala standardem. Hlavním tématem týmové práce není otázka KDE, ale spíše JAK. Pevné pracovní doby a klasické pracoviště v kanceláři nejsou pro dnešní požadavky ekonomiky dostatečně dynamické. Hybridní formy práce činí podnikání ve všech oborech flexibilnějším, efektivnějším a udržitelnějším. Hybridní způsob práce je také nezbytný, chceme-li získávat nové pracovní síly nebo si udržet ty stávající (Employee Experience a Work-Life-Balance).
Jak ale odpovědné osoby vytvoří optimální rámcové podmínky? Jak mohou podniky uplatnit výhody hybridních pracovních modelů? Centrální roli při realizaci hybridní práce hraje digitální pracoviště – nazývané také Digital Workspace, Digital Workplace nebo Modern Workplace. To je klíčem k digitalizaci pracovních procesů, ke zvyšování efektivity a používání umělé inteligence (AI).
Co se rozumí pod pojmem Digital Workplace?
Digitální spolupráce změnila externí a interní komunikaci ve firmách. Týmy dnes musejí komunikovat agilně a propojeně. Komunikace na dálku mezi spolupracovníky, obchodními partnery a zákazníky se přitom výrazně rozšířila. Výměna informací probíhá standardně přes on-line kanály a UCaaS platformy (Unified Communications as a Service). K tomu firmy potřebují strukturu pro komunikaci a spolupráci, kterou její pracovníci mohou používat i se všemi relevantními koncovými zařízeními, jako jsou počítače, laptopy a smartphony, bez ohledu na to, kde se právě nacházejí.
Digitální pracoviště je synonymem produktivní, mobilní a bezpečné práce na bázi nových technologií a digitálních nástrojů. Jedná se o plně digitalizovanou, na místě nezávislou pracovní platformu, která podporuje moderní obchodní procesy.
Digital Workplace rozprostře workflows jednotně po celém virtuálním prostoru. Prostřednictvím Workspace přistupují pracovníci k aplikacím, službám, nástrojům a datům, které umožňují síťově propojenou spolupráci. Cílem je poskytovat všechny potřebné informace kdykoliv, kdekoliv a rychle. Týmy tak mohou přecházet mezi jednotlivými stanovišti a časovými plány.
Podniky, které chtějí být úspěšné i v budoucnosti, musejí svou podnikovou kulturu zaměřit na inovace a udržitelnost. K tvorbě hodnot přispívá každá zaměstnankyně a každý zaměstnanec. O to důležitější je vytvořit optimální rámcové podmínky pro všechny. Každý článek řetězce pak může na svém místě učinit maximum. Digital Workspace sjednocuje celou řadu potřeb moderních podniků:
Zaměstnanci a týmy oceňují osobní pracoviště, které neodvádí jejich pozornost, s vysokou integrací chytrých, mobilních způsobů práce. Praktické řešení spočívá ve sjednocení komunikace na jednu platformu, která poskytuje všechny potřebné funkce a která je akceptována všemi zaměstnanci. Digitální pracovní prostředí omezuje změnu kontextu způsobenou přepínáním mezi jednotlivými nástroji. On-line překlady a live transkripce schůzek, asistenční funkce AI a automatická shrnutí schůzek šetří cenný čas.
V odborných odděleních je relevantní rychlá výměna znalostí, společné zpracování a sdílení dokumentů a přístup k výsledkům práce.
Oddělení marketingu a distribuce jsou odkázaná na vysokou disponibilitu dat o trzích a zákaznících. Také multichannelové kampaně a získávání informací na kanálech sociálních médií jsou stále důležitější.
Oddělení IT usilují o spolehlivou, bezpečnou IT infrastrukturu, která se snadno udržuje.
Vedení firmy si přeje zvýšení produktivity a efektivity při snížených nákladech, kratších inovačních cyklech, bezpečnosti investice a zlepšování v rámci konkurence.
Digital Workplace je ucelený koncept, který vyžaduje určité strategie použití v celé řadě oblastí. Jen tak lze propojit obsahy, nástroje a organizaci napříč odděleními.
Počínaje pracovním prostředím (místnost a psací stůl) přes osobní pracovní prostředky (počítač, notebook, Convertible a smartphony) a technologie (rozhraní pro interdisciplinární týmovou práci v cloudu) až po lidské zdroje (nábor a zvyšování uživatelské akceptance prostřednictvím školení). Pokud se na to podíváme globálně, je Digital Workplace nejen požadavkem na prostory, na hardware a software, ale také na strukturu obchodních procesů a celé organizace.
Mnoho podniků v zásadě již dosáhlo schopnosti pracovat na dálku, a za tím účelem digitalizovalo části osobních pracovišť. Dostupnost technologií ovšem často ještě není natolik pokročilá, aby bylo možné digitalizovat všechna pracoviště, která by digitalizována být mohla.
Každá firma přistupuje k digitalizaci po svém. Zjistěte si, která forma a jaký rozsah hybridních pracovních modelů se pro váš podnik hodí nejlépe. Identifikujte milníky a definujte své cíle, pokud jde o Workplace. Ne všechno se musí odehrávat on-line a ne všechno v kanceláři. Zjistěte si, jaké konkrétní vybavení budete potřebovat, pokud jde o kamery, mikrofony, headsety a řešení konferenčních prostor.
Produktivita zaměstnanců a jejich zkušenosti jsou důležitými faktory úspěchu hybridních scénářů práce. Hybridní týmy jsou silně závislé na technice, kterou Digital Workplace disponuje. Ten, kdo používá správná mobilní koncová zařízení, může díky Digital Workplace pracovat produktivně a cíleně odkudkoliv. Aby mohli dosáhnout požadovaných výsledků, potřebují zaměstnanci kvalitní pracovní prostředky, které odpovídají jejich preferovanému pracovišti: kanceláři, home office nebo mobilnímu. Žádané jsou přístroje, které jsou flexibilně použitelné a které se snadno spravují. Ve spojení s WLAN a 5G už nestojí nic v cestě práci, která je nezávislá na času a místě.
Volba technologie se řídí v první řadě podle požadavků podniku. Také potřeby zaměstnanců a jejich pohodlí hrají roli. Převážně mobilní uživatelé často preferují kompaktní a energeticky efektivní notebooky s nízkou hmotností a dlouhou životností akumulátoru. Notebooky zaměřené na výkonnost poskytují náročným uživatelům vysoký výkon a komplexní procesy.
Důležitý je také aspekt dlouhé životnosti a koncept servisu, aby mohly týmy trvale zůstat v kontaktu a aby nezatěžovaly IT oddělení. Společnost Conrad nabízí vhodné třídy zařízení v různých kategoriích vybavení a výkonu.
Tip: Zvyšte svou digitální kompetenci a motivaci vašich zaměstnanců. Nabídněte jim příslušná školení.
Často zanedbávanými body, pokud jde o hardware pro digitální pracoviště, jsou periferní zařízení a příslušenství. Často tím trpí efektivita, protože chybí headsety a kamery, které by vyhovovaly požadavkům byznysu, tak aby byl obraz a zvuk optimálně přenášen v obou směrech. Vysoce kvalitní headset tlumí hluk z okolí a je možné ho pohodlně nosit po celé hodiny. Nebo se stává, že mobilní počítače nemohou plně rozvinout svůj potenciál, protože chybí dokovací stanice nebo druhá obrazovka. Myslete také na zdánlivé maličkosti, jako jsou připojovací kabely pro externí monitory a ochranné clony pro ty, kdo pracují cestou autobusem či vlakem. Do stejné kategorie patří také šikovná taška, ve které může uživatel bezpečně převážet notebook včetně příslušenství.
Hybridní videomítinky, chaty, virtuální prostory, virtuální tabule a události: Požadavky podniků jsou rozmanité a mění se. Trápí vás neefektivita hybridní komunikace a spolupráce ve vašem podniku? Pak je na čase, abyste procesy optimalizovali díky správné cloudové platformě.
Microsoft 365 jakožto řešení Office představuje pro firmy dobré východisko pro použití Digital Workplace. Microsoft Teams, Zoom a podobné platformy zvyšují intenzitu kontaktů na digitálním pracovišti a zlepšují tok informací a spolupráci. Sjednocují spolupráci v podniku na jedné platformě a vytvářejí ekosystém pro globální spolupráci. Podniky se přitom mohou samy rozhodnout, kde a jak se bude komunikace odehrávat a která zařízení se k tomu budou používat.
Platforma poskytuje možnost sdílet obrazovky a komentáře, spolupracovat v reálném čase a společně používat soubory. Zaměstnanci mohou hladce přepínat mezi telefonem, videem a chatem, odesílat soubory, společně využívat obsahy a plánovat schůzky. Virtuální prostředí promění každé místo v kanceláři. Také komunikace s poskytovateli služeb, dodavateli, zákazníky a uchazeči probíhá touto cestou. Kontrola přístupu a šifrování zajišťuje, aby mohly ke cloudovým službám přistupovat pouze oprávněné osoby.
Tip: Běžné byznysové aplikace lze integrovat do platforem. Tím odpadá přepínání mezi různými aplikacemi v digitálním pracovním prostředí.
Nové rozvržení konferenčních prostor s ohledem na hybridní práci
Digitalizace a hybridní modely práce vedou ke změně způsobu fungování kanceláře: Vedle konceptů se sdílenými pracovními stoly pro soustředěnou práci je potřeba zajistit malé a větší jednací místnosti jako místa pro kooperativní práci. Ať už se jedná o schůzky, videokonference, prezentace, brainstorming nebo webinář, vybavte své prostory tak, aby umožňovaly hybridní způsob práce, a ponechte volbu na svých zaměstnancích. Nové koncepty prostorů jsou čím dál důležitější pro kreativní výměny poznatků a osobní setkávání. Uplatní se při tom třeba zóny s pohovkami, které umožňují uvolněný brainstorming a navazování sociálních vazeb.
Pro kolaborativní procesy potřebují podniky tematicky zařízené místnosti s moderní video a audio technikou. Efektivní kolaborativní procesy zvyšují produktivitu a spokojenost v týmu – ať už díky rychlému zahajování hybridních schůzek, bezdrátovému sdílení obrazovek nebo komentování v reálném čase. Neefektivní schůzky naproti tomu stojí čas a peníze.
Při přechodu na hybridní videokonferenční prostory dbejte na to, aby hardwarové a softwarové řešení odpovídalo zamýšlenému účelu použití. A myslete také na rezervační systém, díky němuž lze v týmu organizovat obsazení konferenčních místností.